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一、采購前的準備

1、人員的準備

由于石材是一種天然的產物,其顏色和紋理結構千變萬化,所以我們一定要挑選在我國市場上流行的顏色和花紋,還要選擇質量上乘,缺陷少甚至沒有缺陷的荒料,同時也正是由于石材荒料的天然性,使得我們認識到要尋找到完美無暇的荒料是絕對不可能的,這就要求我們的采購人員在礦山現場收貨時,應該有犀利的目光,有豐富的荒料分析經驗,能夠從石材表面的跡象分析其內部的結構。還應該對國內國外荒料的價格行情有一個充分的了解,能夠結合荒料的質量判斷其價值。還應該熟悉石材的生產加工工藝,能從荒料的結構,分析出板材的質量,分析出荒料的利用率。采購花崗石時,測量的毛尺被對方欺騙而作為凈尺,其中的損失你自己掂量掂量吧。一般花崗石存在的風險相高大理石,大理石的裂紋,色膽,色線,我們都可以采取修補的方法予以補救,但是花崗巖不行。

跨國采購往往存在語言上的障礙,在我們采購的主要資源國家中,印度以印地語為國語,土耳其用土耳其語,伊朗用波斯語,西班牙用西班牙語,巴西用葡萄牙語,意大利用意大利語,但英語都通用,所以,還要求我們的采購人員能夠熟練掌握1-2門外語,當然如果能掌握當地的語言,那更能把握采購的主動權。

我們有些公司的老板,由于公司規模小,請不起翻譯,只好硬著頭皮親自上陣,勇氣可嘉,可是國外除了生活上的不方便外,在采購現場或者商務談判中,很難有理有利有節地爭取我們的利益。

物色好了合適的人員后,還要對采購人員授權,因為在國外的礦山通信聯絡不方便,我們的采購人員必須現場拍板,要有拍板的權利和勇氣,看準了的荒料該出手,否則商機稍縱即逝,貽誤了采購良機。

2、旅行的準備

我們的人員到國外采購,走出國門要長途旅行,所以要準備好國際旅行的護照,還要取得目的地國家的簽證。在我國頒發的護照中,一種是公安機關頒發的普遍護照,俗稱因私護照,我們公民出國采購,一般都采用此種護照。另一種是由省外辦頒發的因公普通護照,該護照的好處是往返于土其耳可以免簽,而且不限逗留期限。但是持因公護照,如果要去簽其他國家,就相當麻煩,還要由當地的外辦統一辦理,費時費力,遠不如因私護照方便。

在申請對方國的簽證時,一般都要對方國家負責接待的公司出具邀請函原件,再到該國駐我國的大使館或領事館申請簽證,俗稱順簽。但是伊朗是個例外,必須由伊朗的公司到自己國家的外交部申請一個簽證號,我國公民憑此簽證號再到他們的大使館去簽證,俗稱反簽。

再就是機票的預訂問題。一般來說,國際機票都需要提前預訂,很多時候還需要轉機,所以需要航空公司或者旅行社在預訂時做好航班的接續,以免旅途耽誤時間。同時,由于我國在申請簽證時,有些國家的大使館會要求我們提供往返機票,所以我們在預訂機票時,一般都應該預訂往返票。同時各航空公司的往返機票要比兩個單程優惠得多,如果要轉機,也應該要訂另外一個往返票,再接續起來。如果旅行比較頻繁,還可以免費申請成為航空公司的會員,累積里程到一定的數量,還可以享受免費升倉,優先登機,機場服務等很多便利。

出國旅行,由于生活環境的改變,以及旅行和工作的疲勞,很容易導致身體不適,雖然國外也有醫院,可是一則擔心溝通不精確耽誤治療或者治療診斷錯誤,二則旅行中或者采購現場就診不方便,所以一般來說,應該帶一些常用的保健藥品。

我們的人民幣由于在國外不能通用,這樣我們就要選擇帶銀行的國際卡或者適量的現鈔出境,用于在國外的消費,可以憑護照上的有效簽證到中國銀行換取5000美元,出境時海關允許攜帶的外幣最高數額也是5000美元,如果超過要加以處罰。

3、供貨商的準備

由于國際貿易的風險更甚于國內貿易,所以我們應該選擇有信譽,有供貨能力的供貨商,如果能省去中間環節,直接與礦山進行貿易當然更好,但是國外有些礦山的情況了解清楚,有針對性的尋找供貨商。

首先選擇好可能的供應商,再通過傳真或電子郵件,電話,與對方聯絡,比較他們的報價和供貨質量,再從同行業的朋友中調查了解他們的信譽,從而選擇出合適1-2家供應商,以一家為主,另一家為輔,作進一步的接觸,深入了解。如果對方是貿易公司,則絕對不能讓他們知道,我們在與礦主或者其他貿易公司聯系,這一點,在我們出發以后更要注意。

去年,我們云浮的一家公司要去土耳其采購紫羅紅荒料,出發之前,打聽到土其耳一家著名的貿易公司代理了幾個礦的銷售,該產品的供應能力較強,同時還聽說這家公司以前的貿易中掉過包,欺騙過云浮的另外一家公司,但還是抱者僥幸心理,向該公司購買了200多噸紫羅紅,結果重蹈覆轍,導致直接經濟損失30多萬元。

所以,我們不能存僥幸心量,對于信譽差的公司絕對不要打交道。

由于礦山的生產量有限,采購的人員又比較多,所以我們一般都應該在出發前與供應商聯系好,聯系好接機,并且負責與礦山聯絡,準備足夠的荒料備選。同時如果采購幾個品種,還要告訴對方自己的意向,要求對方提前安排好采購行程。

同時還要與對方確認采購費用的負擔,現在的基本情況是國的總分由對方負擔。但是筆者的看法是,羊毛出生羊身上,我們應該盡量自己承擔全部費用,如果外方接待我們的費用高,我們的采購量又少,在對方無利可圖的情況下,對方很可能會采取其他手段,增加我們的風險。

4、付款的準備

國際貿易的會款,現在通用的采用信用證方式,即我們采購完畢,憑采購合同到我們的銀行申請開立信用證,這時采購商只需要付一部分保證金,銀行在收到對方寄來的單據后,再憑單據通知采購商付款。這期間,銀行承擔了一個風險,即信用證開出后,假如采購商不付款或者破產,那么銀行就得自己承擔付款的責任,所以我們在采購前,都得與銀行溝通,申請對外開立信用證,銀行經過考察后,會給采購商一個授信額度,采購商才能對外付款。

當然,如果采購采取直接電匯的方式,那么采購的風險就全部由采購商承擔了。

我們一些大型企業,為了盡可能的規避風險,又能方便快捷的購買到價廉物美的產品,開始在國外設立分公司,這是一個有益的嘗試。